PREVENÇÃO DE PERDAS NO VAREJO ALIMENTAR

O setor varejista, especialmente os supermercados, que são operados basicamente no sistema de auto-serviço, busca a cada dia com muita criatividade, soluções para melhorar o desempenho da loja. Neste setor, a competição é cada vez mais intensa, pois, além do supermercadista oferecer benefícios que realmente interessem ao consumidor, muitos dos varejistas enfrentam os preços baixos da concorrência.

Um supermercado de pequeno a grande porte, oferece um estoque relativamente amplo e completo de mantimentos, açougue, padaria, FLV (folhas, legumes e verduras), laticínios, produtos de conveniência e utilidades domésticas. Além disso, vários colaboradores operacionalizando de forma coesa, para atender vários clientes ao mesmo tempo.

Assim, percebe-se que a dinâmica de um supermercado é complexa, a movimentação de produtos, clientes, fornecedores é enorme e com isso, perdas são inevitáveis, como: furtos externos e internos, falta de gestão de estoque, quebras operacionais, negligências administrativas, passam despercebidas aos olhos do varejista.

Mesmo com todo conhecimento do varejista em relação ao seu negócio, a falta de processos e procedimentos internos, adequados, efetivos e eficazes levam a perdas que comumente se encontram num patamar elevados. Ficar atento, para minimizar essas perdas, o varejo alimentar precisa de muita habilidade para conservar uma rentabilidade para sua sobrevivência.

Neste sentido, a Prevenção de Perdas se torna fundamental, pois é uma ferramenta que utiliza procedimentos adequados para combater as perdas e está se tornando estrategicamente bastante eficiente onde, os benefícios fomentam resultados positivos para o setor.

Ao longo da minha trajetória profissional, tive a oportunidade de trabalhar em uma cooperativa agropecuária que possuía vários setores comerciais e um deles, um supermercado. Mesmo tendo auditoria interna onde era realizados inventários para controle dos estoques, os resultados eram meramente para confrontar estoque físico com o estoque contábil sem nenhuma ação para minimizar tais perdas. Os setores com maiores índices de perdas eram, laticínios, frios em geral e PLV (folhas, legumes e verduras) e/ou hortifrutigranjeiro.

Pois bem, a seguir demonstrarei quatro pontos de suma importância implantados na minha gestão para fazer uma prevenção de perdas e minimizar este problema e alguns conceitos básicos sobre o assunto.

Definição de perdas e quebras.

Existem vários tipos de perdas e quebras dentro da ambiência interna do negócio. A saber: furtos internos e externos, quebras operacionais, erros administrativos, fornecedores e outros ajustes internos que não são contabilizados pelo varejista.

Perdas são aquelas que você não consegue identificar, desaparecem da loja, e assim, ninguém da noticia. Essas perdas representam a diferença entre o estoque físico e contábil.

Quebras ou quebras operacionais são aqueles produtos que o varejista ou repositor de gôndola consegue identificar in loco como: produtos danificados, amassados, vencidos, degustação do produto dentro da loja pelo cliente e/ou pelo funcionário e correlatos.

Somando tudo isso, perdas e quebras são classificadas como perdas contábeis ou totais. Dinheiro saindo pelo “ralo” que o varejista muito das vezes faz vista grossa por falta de uma gestão eficaz e muito das vezes, acha outros meios de absorver este prejuízo. No caso de pequenos e médios supermercados ainda se dá “um jeitinho” de sonegação fiscal.

Para realizar um trabalho de prevenção de perdas primeiro precisa existir um comprometimento do varejista e toda sua equipe, pois será a base desta atividade. Assim, todos os setores da loja e pessoas devem entender o processo e os motivos para que não haja desvio dos objetivos pretendidos e assegurar uma eficiência e eficácia nos resultados. Assim, com já disse, quatro são o esteio para iniciar uma prevenção de perdas. A saber:

1- Reursos Humanos: uma boa gestão de pessoas é a base para que se tenha o resultado esperado. Para formar uma equipe de prevenção de perdas Inicia-se com o recrutamento e seleção de pessoas, pode ser interna e/ou externo. Precisa verificar de maneira racional os antecedentes criminais, obter informações dos empregos anteriores e correlatos. Verificar o perfil desta pessoa para o cargo/função, conhecimento, habilidade, atitudes, enfim, ter um processo de recrutamento e seleção bem definido.

 Além disso, desenvolver treinamentos, conceitos básicos de Prevenção de Perdas, qualidade em perecíveis, procedimentos adequados de frente de caixa e recebimento de mercadorias e outros fazem parte do processo.

Existem vários métodos no desenvolvimento dos programas de prevenção de perdas, mas, o elemento mais importante de qualquer programa de prevenção de perdas é construir a fidelidade do cliente, reduzir o interesse do funcionário em roubar e aumentar a atenção nos furtos na loja.

2 – Segurança: A tecnologia para prevenção de perdas é essencial. Levando em consideração que as perdas totais é sem dúvida a falta de automação existente em uma loja, sua origem está nas áreas operacional, financeira e contábil. Se uma loja não possuir uma automação que controla a entrada e saída de mercadoria para gerar um conjunto de informações para contribuir e gerar indicadores para medir o percentual de perdas fica muito difícil o varejista gerenciar um histórico para orientá-lo e tomar decisões futuras.

Cabe destacar que, na retaguarda, as atividades básicas como: pedido de compra; recepção de mercadorias; armazenamento e distribuição de produtos para a área de venda; precificação e reposição de mercadorias deverão ser automatizadas. Com isso, existirá maior exatidão em controlar o estoque; analisar o perfil do cliente e a rentabilidade por produto; administrar melhor o giro de estoque; facilitar a reposição correta de mercadorias; entre outras atividades. Além disso, controla-se melhor o problema com data de validade vencida na prateleira ou gôndola, armazenamento inadequado e roubo tendem a desaparecer reduzindo assim o índice de perdas.

Outro destaque é a linha de frente, uma vez automatizada, atividades como: registro de vendas ao consumidor, emissão de cupom fiscal; trocas e devoluções, agilidade no atendimento ao cliente, redução de cheques sem fundos e outras atividades, serão realizada pelo operador do caixa sem perda de tempo e ao mesmo tempo gerando dados que abastecerá o sistema de retaguarda, sistema administrativo e financeiro da loja. Além disso, com o leitor ótico em operação nos caixas, erros de digitação de preços de produtos e quantidades serão praticamente eliminados reduzindo também o índice de perdas do varejista. Em suma, pode-se considerar uma loja com automação eficiente aquela que possui uma retaguarda e uma linha frente interligada.

Nessas circunstâncias, descrevo quais tecnologias de segurança utilizada na minha gestão para um melhor controle das perdas. Lembro que existem vários tipos de tecnologia de segurança para utilização com tudo, vai depender do tamanho do varejo, tipo de produtos e viabilidade financeira disponível.

a) CFTV (Circuito fechado de televisão): pode ser: domes giratório e câmeras fixas, o CFTV pode ser utilizado na área de vendas, principalmente onde estão posicionados os produtos de alto risco. Utilizados também nas áreas internas para monitoramento de funcionários e na área de depósito. Detalhe, não basta investir nessa parafernália se não possuir pessoas para monitorar os equipamentos. São as pessoas encarregadas na segurança da loja. Além disso, rádios comunicadores.

b) Software: ferramenta que controla possíveis erros ou fraudes na operacionalização da loja. Fornecem no ponto de venda relatórios instantâneos: cancelamento, notas de devolução, cupons de presentes, diário de caixa, cupons fiscais, etc.

c) Automação e Gestão de estoque: possibilita a diminuição de perdas, provoca eficiência nos processos, reduzem ruptura e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade. Compartilha dados de vendas e estoque para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil, e um gerenciamento das promoções e sazonalidades.

Lembro também que não pode esquecer outras tecnologias básicas como: consultas a cheques e cartões, coletores de dados, alarmes contra arrombamentos, espelhos, etc.

3 - Procedimentos operacionais / Processo

Aqui citarei alguns pontos principais onde é fundamental redigir procedimento e processos por escrito para que seja possível diagnosticar possíveis anomalias podendo assim, eliminá-las e/ou preveni-las com ações operacionais específicas e mensurar os resultados.

Dicas: defina a sequência certa para o trabalho; todos na mesma execução têm que operacionalizar da mesma forma; escreva pouco, faça um resumo das atividades; padronizar somente o que for necessário; desenvolva um manual.

Pontos principais que considero importante para redigir processos e procedimentos padrões para prevenir perdas.

Dicas: abertura de loja; portaria pessoal; recebimento de mercadorias; armazenamento dos produtos; financeiro; reposição de mercadorias; operadores de caixa; área de perecíveis, circuito fechado de televisão (monitoramento) monitoramento dos equipamentos de segurança e os produtos considerados de alto risco de furto.

Além disso, é fundamental realizar inventário da loja. O inventário físico é um procedimento de controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que protegem bens da empresa. Esse procedimento é executado pela contagem física das mercadorias e confronto do resultado com os registros contábeis de estoque. Empresas informatizadas ou não que passam a fazer inventários de estoque com mais freqüência e profissionalismo se surpreendem com os resultados.

Sugiro que o inventário seja realizado a cada 120 dias. Na medida em que os resultados obtidos sejam satisfatórios reduzindo as das perdas totais, o inventário poderá ser realizado no mínimo duas vezes ao ano. O varejista que ainda utiliza esta ferramenta somente em cumprimento de uma obrigação legal, ou seja, uma vez por ano, está perdendo muito dinheiro.  

4 - Monitoramento

A noção de monitoramento nada mais é a verificação operacional dos procedimentos estabelecidos para prevenir perdas. Para garantir que todos os procedimentos descritos estão sendo seguido, o monitor deverá ter em mãos uma lista de checagem que o próprio supermercadista disponibilizará para realizar o trabalho.

Por exemplo, no meu caso, quando gerenciei um supermercado em uma cooperativa, além da lista de checagem de rotina, foi implantado um disk denúncia. Denúncias de fraudes, problemas de conduta de funcionário e erros de operação eram facilmente relatadas ou denunciadas pelos clientes e cooperados e porque não dizer pelos próprios funcionários. A partir daí realizava investigação para comprovar a veracidade da denuncia sempre como muito sigilo. O grande sucesso deste disk denúncia é que todos sabiam da sua existência.

Por fim, o gerenciamento da prevenção de perdas é uma estratégia bastante eficiente para o negócio que reduzirá em muito as perdas e aumentará os lucros. Busque mais informações sobre o assunto e colha excelentes frutos.

Autor: Giovanni Sangiovani